Guía práctica para el manejo y organización de archivos consejos y pasos a seguir
El proceso de gestión de documentos comienza con la identificación de los mismos en nuestro archivo. Es importante seleccionar cuidadosamente los documentos que queremos conservar, ya que no todos tienen igual valor. Por ejemplo, una copia del registro de la propiedad de nuestra vivienda es esencial, mientras que un recibo de luz de hace varios meses puede no ser tan relevante. Por lo tanto, es necesario descartar los documentos innecesarios. Sin embargo, en caso de duda sobre si un documento puede ser eliminado o no, es preferible no desecharlo de inmediato. Siempre se puede realizar una revisión posterior y decidir su eliminación en ese momento. Además, siempre es recomendable consultar con expertos en nuestro archivo más cercano para obtener consejos sobre la importancia de conservar determinados papeles.
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Sistema formal: la clave para una eficiente gestión de la información
La recopilación, integración, compra, análisis y difusión de información tanto interna como externa es esencial para una empresa moderna y competitiva. Por este motivo, contar con un sistema formal bien establecido es fundamental para lograr esta tarea de manera oportuna, eficaz y eficiente.
Todos los elementos que conforman este sistema interactúan entre sí y trabajan en conjunto para procesar los datos y la información, ya sea a través de procesos manuales o automáticos. De esta manera, se asegura que la distribución de la información sea la más adecuada en función de los objetivos de la organización en cuestión.
Es importante aclarar que el término "sistema formal" suele ser confundido con "sistema de información informático". Sin embargo, estos dos conceptos no son sinónimos. Mientras que los sistemas de información informáticos son estudiados dentro del campo de la tecnología de la información, los sistemas formales abarcan un alcance más amplio y no se limitan solo a los recursos materiales.
Es por ello que, según la función y el usuario final al que esté dirigido, los sistemas de información pueden ser clasificados de diferentes maneras. Esta clasificación obedece a un punto de vista empresarial y permite una mejor comprensión de la importancia del sistema formal en la gestión de la información.
El expediente desde una perspectiva jurídica
En la actualidad, existen grandes oportunidades para externalizar servicios y manejar archivos y documentos por terceras partes. Estos servicios pueden ser estratégicos para mejorar los ingresos, eliminar ineficacias, ofrecer una mejor experiencia a los clientes y garantizar la seguridad y buena condición de sus archivos. Desde un punto de vista legal, estos documentos son vitales para asegurar la empresa en situaciones legales complicadas que puedan surgir en el futuro. Este gesto hacia un mayor valor empresarial se inicia al trabajar con un socio de eficacia comprobada que entienda los desafíos de su empresa.Sin embargo, esto palece en comparación con los cientos de miles de archivos en diferentes formatos almacenados en su computadora, junto con los vaivenes de emails que se convierten en docenas de documentos diferentes debido a la falta de depuración. Además, se suman los CDs, DVDs y las populares tarjetas de memoria, donde pueden encontrarse miles de duplicados de estos archivos. La pregunta es, ¿quién organiza todo este caos?
A lo largo de los últimos diez años, se ha debatido sobre la gestión del conocimiento y la memoria corporativa, sin embargo, todavía ocurre que cuando un funcionario deja la empresa, se lleva consigo cientos de detalles, como por ejemplo, ¿dónde se encuentra cierta información? o ¿cuál de los documentos es válido para el proceso? Por lo tanto, es necesario poner en orden esta avalancha de información para evitar pérdidas inesperadas.La organización y control de la información en el archivo
En esta fase de trámite, los documentos deben permanecer hasta su finalización. Pasado un cierto tiempo, ya sea de un año o dos, es obligatorio enviarlos al Archivo Central, sin esperar el plazo máximo de 5 años establecido por la Ley.Recibimos los documentos tramitados en las oficinas una vez que haya transcurrido el plazo establecido. La permanencia en esta fase dependerá del uso que se les dé por parte del gestor. Si el uso es muy frecuente, cada institución establecerá su propio tiempo, pero los documentos que no se usen con frecuencia, después de 1, 2 o 3 años desde su finalización, deberán ser transferidos al Archivo Intermedio en lugar de esperar el plazo máximo de 10 años que dicta la Ley.Tras un periodo específico de conservación en las unidades productoras, es obligatorio transferir los documentos al Archivo General, siguiendo las normas establecidas por dicha unidad.Guía completa para la estructuración de documentos impresos de forma eficiente
"Guía para organizar archivos físicos de manera eficiente"
Organizar archivos físicos puede ser una tarea complicada, especialmente si se tiene una gran cantidad de documentos. Por eso, hemos preparado una guía paso a paso para ayudarte en este proceso.
El primer paso para organizar tus archivos físicos es asignar un espacio específico en la empresa para su almacenamiento. Puede ser necesario adquirir cajones de acero para garantizar la seguridad de los documentos.
Es importante disponer de un área lo suficientemente grande para los archivos presentes, considerando también las futuras adiciones de documentación.
Estrategia Adicional Método para Ordenar Documentos Físicos y Electrónicos
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